El DeCA: ¿qué es el nuevo documento de control electrónico?

El próximo 5 de octubre entra en vigor el DeCA, el Documento electrónico de Control Administrativo. Para todo camión de mercancías por carretera, el DeCA será de uso obligatorio en formato digital, y sólo de esta manera. Es decir, que su equivalente físico, el clásico documento de control deja de existir. Esto marca un paso más en la digitalización del sector del transporte de mercancías por carretera. Pero ¿qué implica exactamente para un operador logístico como nosotros?

Antes de nada, el DeCA no es un documento completamente nuevo, todo lo contrario. El documento de control administrativo que hemos usado en papel ya estaba regulado por la Orden FOM/2861/2012. Por tanto, esta medida simplemente supone la digitalización del documento para agilizar trámites y disponer de información más rigurosa. El propósito del archivo no cambia a efectos prácticos, aunque más adelante explicaremos algunos matices respecto a su uso y relación con la carta de porte nacional. Así pues, el DeCA tan sólo aporta la información administrativa pertinente durante una inspección del transporte y su mercancía.

La obligatoriedad, efectiva a partir del próximo 5 de octubre, deriva de la Ley 9/2025, del 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible. Este decreto determina que el documento de control administrativo para el transporte público de mercancías por carretera debía ser necesariamente digital a los diez meses de su entrada en vigor. Y hace poco, la Resolución de 5 de junio de 2026 de la DGT ha concretado las características técnicas que deben reunir tanto el documento como los sistemas encargados de generarlo. No te preocupes: en Conde Fernández Hermanos te explicamos todo al detalle.

¿Qué función cumple el Documento electrónico de Control Administrativo?

La función del DeCA es, en esencia, administrativa. El documento acredita ante los servicios de inspección los datos sobre el transporte de mercancía que se está realizando. Por ello, debe incluir información sobre el cargador contractual y el transportista efectivo, además de aquellos datos correspondientes a la normativa sobre el servicio de transporte. Es importante que estos datos estén disponibles antes del inicio efectivo del servicio. Es decir, deben estar ya en el sistema para que este pueda generar el DeCA correctamente.

Además, el sistema debe generar el documento en formato PDF de forma nativa. Es decir, no vale escanear la ficha en papel y luego convertirla a PDF. A mayores, también debe incluir un código QR asociado a una URL para que en la inspección puedan acceder directamente al DeCA. El objetivo es facilitar el acceso a la información, haciendo la inspección mucho más rápida y segura.

DeCA y carta de porte: ¿son lo mismo?

Uno de los aspectos del DeCA que más quebraderos de cabeza está causando es su relación con la carta de porte nacional. La carta de porte es otro documento de uso obligatorio durante el transporte de mercancías por carretera, y su función es formalizar el contrato de transporte dentro de España. Como es válido su uso en formato físico, hasta ahora ha sido muy habitual usarlo como carta de porte y documento de control a la vez, siempre y cuando la ficha incluyese toda la información pertinente. No obstante, ahora que el DeCA deja de ser un documento físico, esto ya no es posible. Por tanto, no: el DeCA y la carta de porte nacional no son el mismo archivo.

Recuerda, el DeCA cumple una función administrativa, mientras que la carta de porte documenta las condiciones del contrato de transporte y, por tanto, tiene un propósito jurídico. Esto significa que la entrada en vigor del DeCA no afecta a la carta, que se puede seguir usando en físico o digital. Dicho esto, si la carta de porte existe en formato electrónico, entonces sí es posible emplearla en lugar del DeCA, y viceversa, asumiendo que el documento en cuestión cumpla con los requisitos exigidos por la normativa.

Si, por el contrario, la carta de porte nacional permanece como documento físico, entonces es obligatorio disponer de la carta y el DeCA a la vez. Esto significa que ambas fichas pueden coexistir, independientemente de los formatos escogidos.

¿Cómo afecta el nuevo documento de control a los operadores logísticos?

Es obligatorio emplear el DeCA para todos los transportes públicos de mercancías por carretera de carácter interior; es decir, aquellos que tienen origen y destino dentro del territorio español. También deben llevar el documento los servicios de cabotaje realizados en España. Por el contrario, los transportes internacionales que circulen parcialmente por territorio español quedan fuera del ámbito específico de esta medida. En su lugar, se rigen por los documentos de control establecidos en los convenios internacionales, como el del CMR (o eCMR en su versión electrónica), que valida el contrato de transporte internacional por carretera.

Para los operadores logísticos españoles, esto significa que debemos modificar parte de nuestros procesos de gestión internos. Se trata de un cambio más complejo de lo que parece, ya que contempla la generación, gestión, disponibilidad y conservación de los documentos electrónicos. Como señalamos previamente, el sistema debe generar el DeCA antes de comenzar el servicio de transporte, registrando la fecha y hora de creación y también las ediciones que se hagan a posteriori. Es obligatorio preservar estos documentos durante un año como mínimo. De esta forma, los operadores debemos integrar este sistema documental en nuestras aplicaciones habituales para así automatizar el proceso y garantizar su correcta ejecución.

Esto hace que contar con los sistemas adecuados sea muy importante. Generar manualmente cada documento es una labor de lo más ineficiente, e incluso aumenta el riesgo de cometer errores al imputar la información. Integrar el DeCA con las herramientas habituales de gestión logística permitirá automatizar buena parte del proceso. Por supuesto, también debemos facilitar el acceso al documento durante las inspecciones mediante el QR asociado, sin requerir contraseña de ningún tipo.

Responsabilidad compartida entre cargador y transportista

Otro de los aspectos relevantes de la nueva regulación es la distribución de responsabilidades. En el transporte de mercancías, tanto el cargador contractual como el transportista efectivo tienen responsabilidades respecto a la información que debe figurar en el documento. La Orden FOM/2861/2012 establece qué datos corresponden a cada una de estas figuras. El cargador contractual responde de determinados datos sobre la operación y la carga, mientras que al transportista efectivo le atañen aquellos realizados directamente con el servicio de transporte. De cara al DeCA, esto exige coordinación entre el operador logístico y el cliente, que debe proporcionar la información pertinente para la elaboración del documento.