Le DeCA: qu’est-ce que ce nouveau document de contrôle électronique?

Le 5 octobre prochain entrera en vigueur le DeCA, le document électronique de contrôle administratif. Pour tous les camions de transport routier de marchandises, l’utilisation du DeCA au format numérique sera obligatoire, et ce, exclusivement sous cette forme. En d’autres termes, son équivalent papier, le document de contrôle classique, cessera d’exister. Cela marque une nouvelle étape dans la numérisation du secteur du transport routier de marchandises. Mais qu’est-ce que cela implique exactement pour un opérateur logistique comme nous?

Tout d’abord, le DeCA n’est pas un document entièrement nouveau, bien au contraire. Le document de contrôle administratif que nous utilisions sur papier était déjà réglementé par l’arrêté FOM/2861/2012. Cette mesure consiste donc simplement à numériser le document afin de simplifier les démarches et de disposer d’informations plus précises. L’objectif du document reste inchangé dans la pratique, même si nous expliquerons plus loin certaines nuances concernant son utilisation et son lien avec la lettre de voiture nationale. Ainsi, le DeCA ne fournit que les informations administratives pertinentes lors d’un contrôle du transport et de ses marchandises.

Cette obligation, qui entrera en vigueur le 5 octobre prochain, découle de la loi n° 9/2025 du 3 décembre relative à la Mobilité Durable. Ce décret stipule que le document de contrôle administratif pour le transport public de marchandises par route devait obligatoirement être numérique dans les dix mois suivant son entrée en vigueur. Et récemment, la résolution du 5 juin 2026 de la DGT a précisé les caractéristiques techniques que doivent respecter tant le document que les systèmes chargés de le générer. Ne vous inquiétez pas : chez Conde Fernández Hermanos, nous vous expliquons tout en détail.

Quelle est la fonction du document électronique de contrôle administratif?

La fonction du DeCA est, par essence, administrative. Ce document atteste auprès des services d’inspection les données relatives au transport de marchandises en cours. À ce titre, il doit comporter des informations sur le chargeur contractuel et le transporteur effectif, ainsi que les données requises par la réglementation relative au service de transport. Il est important que ces données soient disponibles avant le début effectif du service. En d’autres termes, elles doivent déjà figurer dans le système pour que celui-ci puisse générer correctement le DeCA.

De plus, le système doit générer le document au format PDF de manière native. En d’autres termes, il ne suffit pas de numériser la fiche papier puis de la convertir au format PDF. Par ailleurs, le document doit également comporter un code QR associé à une URL afin que les agents chargés de l’inspection puissent accéder directement au DeCA. L’objectif est de faciliter l’accès à l’information, rendant ainsi l’inspection beaucoup plus rapide et sûre.

DeCA et lettre de transport: s’agit-il de la même chose?

L’un des aspects du DeCA qui pose le plus de problèmes est son lien avec la lettre de voiture nationale. La lettre de voiture est un autre document obligatoire lors du transport routier de marchandises, dont la fonction est de formaliser le contrat de transport en Espagne. Comme son utilisation au format papier est autorisée, il était jusqu’à présent très courant de l’utiliser à la fois comme lettre de transport et comme document de contrôle, à condition que la fiche contienne toutes les informations pertinentes. Cependant, maintenant que le DeCA n’est plus un document papier, cela n’est plus possible. Par conséquent, non: le DeCA et la lettre de transport nationale ne sont pas le même document.

Rappelons que le DeCA remplit une fonction administrative, tandis que la lettre de transport consigne les conditions du contrat de transport et revêt donc une finalité juridique. Cela signifie que l’entrée en vigueur du DeCA n’affecte pas la lettre de transport, qui peut continuer à être utilisée sous forme physique ou numérique. Cela dit, si la lettre de transport existe au format électronique, il est alors possible de l’utiliser à la place du DeCA, et inversement, à condition que le document en question réponde aux exigences de la réglementation.

Si, en revanche, la lettre de transport nationale reste un document papier, il est alors obligatoire de disposer à la fois de la lettre de transport et du DeCA. Cela signifie que les deux documents peuvent coexister, quels que soient les formats choisis.

Quel est l’impact du nouveau document de contrôle sur les opérateurs logistiques?

L’utilisation du DeCA est obligatoire pour tous les transports publics de marchandises par route à caractère intérieur, c’est-à-dire ceux dont le point de départ et la destination se situent sur le territoire espagnol. Les services de cabotage effectués en Espagne doivent également être accompagnés de ce document. En revanche, les transports internationaux qui circulent partiellement sur le territoire espagnol ne relèvent pas du champ d’application spécifique de cette mesure. Ils sont quant à eux régis par les documents de contrôle prévus par les conventions internationales, tels que le CMR (ou eCMR dans sa version électronique), qui valide le contrat de transport routier international.

Pour les opérateurs logistiques espagnols, cela signifie que nous devons modifier une partie de nos processus de gestion internes. Il s’agit d’un changement plus complexe qu’il n’y paraît, car il implique la création, la gestion, la mise à disposition et la conservation des documents électroniques. Comme nous l’avons déjà souligné, le système doit générer le DeCA avant le début du service de transport, en enregistrant la date et l’heure de création ainsi que les modifications apportées ultérieurement. Il est obligatoire de conserver ces documents pendant au moins un an. Ainsi, en tant qu’opérateurs, nous devons intégrer ce système documentaire à nos applications habituelles afin d’automatiser le processus et d’en garantir la bonne exécution.

Il est donc essentiel de disposer des systèmes adaptés. La création manuelle de chaque document est une tâche des plus inefficaces, qui augmente même le risque d’erreurs lors de la saisie des informations. L’intégration du DeCA aux outils habituels de gestion logistique permettra d’automatiser une grande partie du processus. Bien entendu, nous devons également faciliter l’accès au document lors des contrôles grâce au code QR associé, sans nécessiter aucun mot de passe.

Responsabilité partagée entre le chargeur et le transporteur

Un autre aspect important de la nouvelle réglementation concerne la répartition des responsabilités. Dans le transport de marchandises, tant le chargeur contractuel que le transporteur effectif ont des responsabilités quant aux informations qui doivent figurer dans le document. L’arrêté FOM/2861/2012 définit les données qui incombent à chacune de ces parties. Le chargeur contractuel est responsable de certaines données relatives à l’opération et au chargement, tandis que le transporteur effectif est responsable de celles qui concernent directement le service de transport. Dans le cadre du DeCA, cela nécessite une coordination entre l’opérateur logistique et le client, qui doit fournir les informations pertinentes pour l’élaboration du document.